Hoe zorg je voor succesvol verandermanagement?

We leven in een snel veranderende wereld. Wellicht is de term ‘VUCA-wereld’ je niet geheel onbekend. “De meest succesvolle bedrijven en organisaties zetten in op innovatie en kunnen snel inspelen op veranderingen. Maar het is voor werknemers en directie wel een enorme uitdaging om met die veranderingen om te gaan”, vertelt Joris. Hij werkt inmiddels meer dan vijf jaar bij Infoland en spreekt dagelijks Vlaamse klanten over de uitdagingen die veranderingen met zich meebrengen. “Naast het feit dat je aan allerlei wetten en regels moet voldoen in de snel veranderende wereld, wil je ook je medewerkers meekrijgen en informeren op zo’n manier dat het allemaal behapbaar blijft.”

Veranderingen? Accepteer ze!

Je moet als bedrijf of organisatie accepteren dat er altijd veranderingen zullen plaatsvinden. De kans dat jouw goede idee van vandaag over tien jaar nog steeds werkt, is erg klein. Factoren zoals globale veranderingen, personeelsverloop en bewegingen op de markt dwingen je om altijd te blijven evolueren en te innoveren. Om dit te kunnen doen is het belangrijk dat je voldoende draagvlak creëert en zo veel mogelijk mensen in je organisatie meekrijgt bij die veranderingen - groot of klein. Want hoe meer mensen achter een verandering staan, hoe beter deze geïmplementeerd kan worden en succesvol zal zijn.

Goed verandermanagement is dan ook noodzakelijk in de VUCA-wereld van vandaag. “Daarvoor is het belangrijk dat je een goede tool hebt die zich richt op de ‘mensenkant’ van verandermanagement, de communicatie”, legt Joris uit. “Met zo’n tool moet je ervoor zorgen dat medewerkers zich betrokken voelen bij actuele thema’s. Zo zorg je voor een draagvlak door context en begrip te creëren. Dit is veel efficiënter dan het ophangen van bijvoorbeeld losse posters, e-mails en Microsoft Teams-meetings.”

Wat zijn de vijf elementen van verandering?

Er zijn verschillende modellen als het gaat om verandermanagement. Een van de modellen die we regelmatig terugzien, is het model van Knoster. Dit model omvat vijf elementen:

Visie

Zonder duidelijke visie kan je geen plan van aanpak opstellen. De visie moet vertaald worden naar alle afdelingen en collega’s binnen je organisatie. In je visie leg je uit waarom een bepaalde verandering noodzakelijk is. Zo zullen medewerkers beter begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt.

Draagvlak

Draagvlak is essentieel. Want als er niemand is binnen de organisatie die de verandering(en) begrijpt en wil omarmen, dan stuit je op weerstand. Begin bij een aantal stakeholders. Zij kunnen vervolgens andere medewerkers meenemen en uitleg geven over de verandering. Ook moet je zorgen dat er ruimte is voor feedback. Loopt er iets niet goed in het proces? Dan moet men er elkaar op kunnen aanspreken.

Plan

Breng structuur aan rondom de veranderingen. Wie voert welke taak uit? Wie is verantwoordelijk en bevoegd? Door op deze manier te werk te gaan en een helder plan te formuleren, zorg je voor duidelijkheid en weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht. Zo kunnen verschillende afdelingen en stakeholders de verandering gestructureerd doorvoeren.

Middelen

Het gaat hier niet alleen om geld. Het model van Koster gaat uit van alle middelen die mensen nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Denk aan een fijne (hybride) werkplek, materialen, ondersteunende diensten zoals de IT- en marketingafdeling, enzovoort. Zijn deze middelen tijdens het verandertraject niet in orde? Dan kunnen je collega’s gefrustreerd worden en heeft de verandering minder kans op slagen.

Competenties

Bij het laatste element gaat het om de skills van alle mensen in je organisatie. Het gaat om kennis én ervaring. Je wil dat mensen erop vertrouwen dat zij ook na de verandering nog over de juiste competenties beschikken om hun werk goed te kunnen uitvoeren.

Als je geen rekening houdt met alle vijf de elementen, zal je merken dat het lastiger is om resultaat te boeken. Medewerkers raken dan sneller gefrustreerd of zijn ongerust over de gevolgen van de verandering. Als één van de elementen ontbreekt, zo stelt het model van Knoster, dan vermindert de kans op slagen van het veranderingstraject.

De kracht van de groep

Hierboven benoemden we de verschillende elementen van verandermanagement. Joris benadrukt dat software (zoals Zenya BOOST) een grote rol kan spelen bij succesvol verandermanagement, en dan vooral op het gebied van draagvlak en communicatie. Hij legt uit: “Onze tool is tot stand gekomen door goed te luisteren naar de behoeften van onze klanten. Daarin kwam heel duidelijk naar voren dat men vooral behoefte heeft aan het creëren van een draagvlak en begrip. Als jouw collega’s begrijpen waarom een bepaald thema belangrijk is en wat er van ze wordt verwacht, zullen ze sneller geneigd zijn om mee te werken.”

Het is volgens Joris belangrijk dat je niet alleen informatie deelt, maar dat medewerkers ook onderling de dialoog met elkaar aan kunnen gaan: “Laat de kracht van de groep werken en houd collega’s scherp om bestaande en beproefde protocollen, werkwijzen en gedrag te (blijven) volgen.”

Meer informatie over Zenya, of andere artikelen lezen? Bezoek onze website.